Speziell für Notariate

Wenn niemand rangeht, ruft der Mandant woanders an.

Viele Notariate verlieren Mandanten durch verpasste Anrufe. Wir sorgen dafür, dass Ihr Notariat auch dann erreichbar bleibt, wenn intern gerade keine Kapazität frei ist.

Telefonchaos im Notariat kostet Mandanten. Statt zusätzlichem Kommunikationsdruck entsteht ein klarer Ablauf: Routine wird aufgenommen, eingeordnet und an der richtigen Stelle weitergegeben. Ihr Team bleibt im Fachmodus.

Jetzt unverbindlich analysieren lassen Termin buchen Direkt anrufen

DSGVO-konform

Nur Aufnahme und Weiterleitung

24/7 Erreichbarkeit

Praxisbild

Anruf rein. Kontext raus. Team entlastet.

Notariat

24/7 Ihr Notariat, auch nach Feierabend erreichbar

2 Std. Zielzeit für priorisierte interne Rückmeldung bei qualifizierten Fällen

Mandantenanliegen wird sauber aufgenommen

Nicht nur der Anruf selbst, sondern auch Anlass, Dringlichkeit und nächster Bearbeitungsschritt.

Routine wird automatisiert eingeordnet

Terminwünsche, Statusfragen und typische Erstinformationen werden konsistent behandelt.

Ihr Team erhält nur die nötige Übergabe

Mit Kontext statt Rückruffetzen. Das spart Unterbrechung und erhöht die Antwortqualität.

40 %

weniger eingehende
Anrufe am Empfang

24/7

Erreichbarkeit,
auch am Wochenende

2 Wo.

bis zum ersten
produktiven Betrieb

verpasste
Anrufe

Ihre Vorteile

Beste Betreuung: Kommunikation mit Mandanten auf der Höhe, ohne überforderte NoFa.

Unsere Lösung adressiert die drei größten Schmerzpunkte im Notariatsalltag: Erreichbarkeit, Tonalität und Übergabequalität.

Ihr Notariat, auch nach Feierabend erreichbar

Die KI übernimmt Anrufe, filtert Anfragen und koordiniert Termine – Ihr Team spart täglich Stunden und bleibt konzentriert.

Professionelle, immer freundliche Kommunikation ohne gestresste NoFa

Jeder Mandant erhält dieselbe professionelle Auskunft – unabhängig von Uhrzeit, Urlaubstag oder Stoßzeiten.

Mehr Zeit für Beurkundung

Routineaufgaben fließen automatisch in den richtigen Kanal – Ihr Team bleibt frei für anspruchsvolle juristische Arbeit.

Entdecken Sie Ihren Entlastungsplan – kostenlos Termin direkt buchen

Problem

Viele Notariate verlieren Mandanten durch verpasste Anrufe.

Jede Unterbrechung kostet Konzentration, und jede verpasste Erreichbarkeit kostet Vertrauen. Statusfragen, Terminabstimmungen und Rückrufe werden schnell zum stillen Wettbewerbsnachteil.

Typische Symptome

Fachangestellte werden ständig durch Telefonate unterbrochen.

Mandanten erhalten je nach Ansprechpartner unterschiedliche Auskünfte.

Terminlogistik bindet Zeit, die für Urkundenprüfung fehlt.

Was sich ändert

Der Assistenz-Workflow übernimmt Vorqualifizierung, strukturiert die Anfrage und übergibt sauber ans Team. Keine juristische Beratung, aber klare Entlastung im Alltag.

Beispiel:

„Beglaubigung Vereinsanmeldung" wird automatisch erfasst, erforderliche Unterlagen genannt und als Ticket ans zuständige Team geleitet.

Lösung

Ihr erster Ansprechpartner – der nie besetzt ist.

Der Assistent führt strukturierte Erstgespräche, erfasst alle nötigen Informationen und übergibt jeden Kontakt sauber dokumentiert ans Team – ohne juristische Beratung, ohne Datenschutzrisiko.

Als Fachexperten mit über 20 Jahren Callcenter-Erfahrung wissen wir, wie anspruchsvoll die Kommunikation in Notariaten ist. Unsere innovative KI-Implementierung übernimmt Routineaufgaben, sorgt für ständige Erreichbarkeit und gibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche – ohne Kompromisse bei Qualität und Datenschutz. Fühlen Sie die Entlastung: Weniger Überstunden, zufriedenere Mandanten, effizientere Prozesse.

Terminlogik

Anliegen wird klassifiziert und in den richtigen Prozesspfad übergeben.

Statuskommunikation

Wiederkehrende Rückfragen werden einheitlich beantwortet und protokolliert.

Guardrails

Juristische Beratung wird technisch unterbunden und sofort an Menschen übergeben.

Anruftypen & Routing

Welche Anrufe wohin fließen

Jede Anfrage wird klassifiziert und dem richtigen Kanal zugewiesen.

Terminanfragen

Unterlagen abfragen → Kalender-Team

Auto

Statusfragen

Vorgangs-ID erfassen → Sachbearbeiter

Auto

Unterlagenfragen

Checkliste nennen → E-Mail-Bestätigung

Auto

Juristische Fragen

Sofort-Übergabe an den Notar

Mensch

Potenzialrechner

Berechnung von Gebühren direkt am Telefon, in Sekunden

Zusätzlich zur Entlastung lässt sich auch der wirtschaftliche Effekt aus Anrufvolumen und Bearbeitungszeit schnell greifbar machen.

Anrufe pro Tag 35

10 / Tag 180 / Tag

Gewonnene Zeit / Monat

18 h

Gegenwert / Monat

810 EUR

Ablauf

In vier Schritten produktiv.

Analyse

Ist-Aufnahme: Was ist standardisierbar, was bleibt zwingend menschlich.

Design

Fragepfade, Eskalationsregeln und Compliance-Hinweise werden festgelegt.

Pilot

Start mit klaren Use Cases und laufender Feinjustierung im Tagesbetrieb.

Skalierung

Nach dem Pilot werden weitere Anfragearten und Zeitfenster integriert.

Sicherheit

Konzipiert für Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit.

DSGVO & AVV

Verarbeitung in der EU, klare Löschkonzepte und vertragliche Absicherung.

Transparente Protokolle

Jeder Schritt ist dokumentiert und für interne Prüfung nachvollziehbar.

Eskalation an Menschen

Komplexe oder juristische Themen werden direkt ans Team übergeben.

FAQ

Häufige Fragen aus der Praxis.

Darf eine KI im Notariat telefonieren — berufsrechtlich?

Ja — solange die KI keine rechtliche Beratung übernimmt. Das System ist technisch so konfiguriert, dass es ausschließlich Informationen aufnimmt und weiterleitet. Juristische Einschätzungen und komplexe Anliegen werden sofort an das menschliche Team eskaliert. Der Notar behält die volle Verantwortung und Kontrolle.

Wie werden Mandantendaten verarbeitet — DSGVO-konform?

Alle Daten werden ausschließlich auf EU-Servern verarbeitet. Es wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Löschfristen werden nach Ihren Vorgaben konfiguriert. Gesprächsaufzeichnungen erfolgen nur mit entsprechender Einwilligung des Anrufers.

Was passiert, wenn ein Mandant unzufrieden ist oder eskaliert?

Das System erkennt Frustrationssignale und leitet den Anruf sofort an einen menschlichen Mitarbeiter weiter. Außerhalb der Bürozeiten wird ein Rückruf angeboten und ein Ticket erstellt. Kein Mandant bleibt ohne Reaktion.

Muss die bestehende Telefonanlage ausgetauscht werden?

Nein. Das System integriert sich über SIP-Trunk in bestehende Telefonanlagen. In den meisten Fällen ist keine Hardware-Änderung notwendig. Die Einrichtung erfolgt innerhalb von ein bis zwei Wochen vollständig durch unser Team.

Was passiert im kostenlosen Analysegespräch?

In 30 Minuten besprechen wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation: Welche Anrufarten belasten Ihr Team am meisten? Welche sind sofort automatisierbar? Am Ende erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung – ohne Verkaufsdruck, ohne Verpflichtung.

Noch weitere Fragen?

Im kostenlosen Analysegespräch klären wir alles persönlich – ehrlich, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

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Erfolgsgeschichten

Was Kanzleien über die Zusammenarbeit sagen.

„Wir haben innerhalb von zwei Wochen einen laufenden Automationsprozess – ohne einen einzigen Softwarewechsel."

Gunnar Kliche

Geschäftsführer, ProzessFlow24

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Wie viel Zeit verliert Ihr Team täglich an Routineanrufe?

In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch zeigen wir Ihnen konkret, welche Anrufarten sofort automatisierbar sind — ohne Softwarewechsel, ohne Risiko.

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KI-Assistent

Interaktive Erstberatung zur Umstellung auf KI-Prozesse

Dieser Assistent beantwortet nur Fragen zur Umstellung, zum Mehrwert und zur Einfuehrung im Unternehmen. Andere Themen werden bewusst blockiert.

Live-Chat

Der Live-Chat ist jederzeit ueber das feste Icon unten rechts erreichbar. Das Chatfenster oeffnet sich erst beim Klick.

Erlaubte Themen: Umstellungsprozess, Mehrwert, Change-Management, Umsetzungsschritte, DSGVO-Rahmen.

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Im Analysegespräch sehen Sie, welche Abläufe sich wirklich lohnen, wo Entlastung sofort spürbar wird und welcher nächste Schritt wirtschaftlich sinnvoll ist.

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Eine klare Entscheidungsgrundlage statt vager KI-Versprechen.

30 Min

1 konkrete Priorisierung, wo Automatisierung zuerst ansetzen sollte

0 unnötige Tool-Empfehlungen, wenn der Prozess dafür noch nicht bereit ist

„Wir schauen zuerst auf Unterbrechung, Übergabe und Wiederholung. Erst dann reden wir über Automatisierung.“

Gunnar Kliche, ProzessFlow24