Wir gestalten Ihre Abläufe so, dass Standardanfragen automatisch beantwortet, weitergeleitet oder angestoßen werden.
Das Ergebnis ist kein neues Tool-Problem, sondern ein präziserer Betriebsablauf: weniger Telefonunterbrechungen, weniger manuelle Übergaben, klarere Verantwortungen.
Für Notariate: KI-Telefonassistenz für Notare ansehen
Telefon, E-Mail oder Formular landen in einer gemeinsamen Logik statt in mehreren Silos.
Regeln, Integrationen und KI-Assistenten beantworten Standardfälle ohne Team-Unterbrechung.
Jeder Übergabepunkt enthält Kontext, Priorität und den nächsten Schritt.
Wenn Statusanfragen, Abstimmungen und manuelle Weitergaben den Tag zerschneiden, skaliert nicht der Betrieb, sondern nur die Unterbrechung. Genau dort setzt die Hauptseite jetzt mit derselben Prozesslogik an wie die Notariatsseite.
Teams springen permanent zwischen Kundenkontakt, interner Abstimmung und Systempflege.
Statuswissen liegt verteilt in Telefon, Postfach, CRM und einzelnen Köpfen statt im Prozess.
Jede Ausnahme wirkt wie ein Sonderfall, weil der Entscheidungsweg nie sichtbar gemacht wurde.
Der Unterschied liegt im Design des Prozesses: Erst Klarheit über Eingang, Entscheidung und Übergabe. Danach Automatisierung.
Wir identifizieren wiederkehrende Anfragen, Entscheidungspunkte und die Stellen, an denen heute Zeit verloren geht.
CRM, ERP, Telefonie oder Ticketing werden entlang eines Ablaufs verbunden, nicht als lose Integrationen nebeneinander gebaut.
Standardfälle laufen automatisch. Sonderfälle gehen mit Kontext und Priorisierung gezielt an die richtigen Personen.
Die Hauptseite zeigt jetzt dieselbe Logik wie die Notariatsseite: nicht Tool-Funktionen, sondern das sichtbare Delta zwischen heutigem Zustand und sauberer Prozessführung.
weniger Standardanfragen direkt im Team
spürbare Entlastung pro Woche im Backoffice und an Übergabepunkten
klarere Reaktion auf wiederkehrende Kunden- und Mandantenanfragen
Die tatsächlichen Effekte hängen vom Prozessvolumen, der Eingangslage und den vorhandenen Systemen ab und werden im Erstgespräch konkret eingeordnet.
Sie müssen keine technische Vorarbeit leisten. Wir führen Sie Schritt für Schritt vom Prozessgespräch bis zur produktiven Automatisierung.
Wir analysieren einen konkreten Ablauf aus Ihrem Alltag. Ohne Verkaufspitch.
Sie sehen vorab, wie Anfragen verarbeitet werden, bevor produktiv umgestellt wird.
Automationen starten kontrolliert für Standardfälle, das Team behält die Hoheit.
Nach den ersten Ergebnissen erweitern wir auf weitere wiederkehrende Prozesse.
Öffnungszeiten, Statusmeldungen und einfache Rückfragen werden automatisch beantwortet.
Anfragen werden kategorisiert, zugeordnet oder direkt beantwortet. Ohne manuelle Vorsortierung.
Kunden buchen oder verschieben Termine selbstständig und ohne Rückrufschleifen.
Wiederkehrende Aufgaben laufen regelbasiert im Hintergrund und bleiben nachvollziehbar.
Keine neue Softwarelandschaft. Wir verbinden die Automatisierung mit den Tools, die bereits heute im Betrieb sind.
CRM, ERP und Fachsysteme werden direkt angebunden.
Integration in SIP- oder Cloud-Telefonie ohne Austausch der Anlage.
Anfragen laufen im gewohnten Workflow weiter.
Lesen und Schreiben ohne Medienbruch.
Unterlagen werden automatisch angefordert, geprüft und abgelegt.
Auch proprietäre Systeme lassen sich anbinden.
Automatisierung und DSGVO lassen sich verbinden, wenn Entscheidungsregeln und Datenflüsse sauber aufgebaut sind.
Nein. Die Automatisierung wird in bestehende Systeme integriert. Ziel ist Entlastung ohne Systemwechsel.
Nein. Standardanfragen werden automatisiert, komplexe Fälle bleiben beim Menschen.
Erste Prozesse sind oft nach wenigen Wochen produktiv, je nach Systemlandschaft und Umfang.
Ja. Datenverarbeitung, Nachvollziehbarkeit und Berechtigungen werden von Anfang an mitgedacht.
Im Analysegespräch sehen Sie, welche Abläufe sich wirklich lohnen, wo Entlastung sofort spürbar wird und welcher nächste Schritt wirtschaftlich sinnvoll ist.
„Wir schauen zuerst auf Unterbrechung, Übergabe und Wiederholung. Erst dann reden wir über Automatisierung.“
Gunnar Kliche, ProzessFlow24
